Ngurus Visa Schengen Ternyata (Makin) Gampang!

DISCLAIMER
Informasi pengajuan visa dapat berubah sewaktu-waktu, silakan cek di website resmi untuk update terbaru (if any) ya! Yang gw share di tulisan ini adalah versi saat gw melakukan pengajuan.

----

Saatnya gw bayar hutang buat lanjutin rangkaian cerita #TripNgaco yang udah gw janjiin dari post terakhir sekitar 20 hari lalu.

Mungkin artikel yang ngebahas tentang pengalaman apply visa tuh udah segitu banyaknya, tapi gak sah kalo gw gak share juga di sini. Karena kan kebijakan pengajuan visa itu kadang ada perubahan tiap beberapa tahun sekali, tentunya untuk makin mempermudah prosesnya.

Setelah dapet tiket pesawat (yang tentunya promo), yang menjadikan kekhawatiran kita berikutnya adalah: "Ngurus visanya gimana nih?" - karena ngurus visa itu kan membutuhkan biaya dan waktu (apalagi kalo lagi banyak kerjaan dan gak bisa cuti), kadang suka takut rugi aja semua biaya dan waktu yang udah disisihkan kalo sampe pengajuan visanya ditolak.

Ngurus visa untuk trip terakhir kemarin adalah pengalaman gw yang keempat kalinya untuk pengajuan visa. Yang pertama dan kedua itu pengalaman pait banget buat gw, karena gw apply buat visa Amerika Serikat. Yang mana dua-duanya berakhir dengan selembar kertas warna merah muda yang artinya ditolak :( keduanya gw urus waktu masih jadi mahasiswa dengan tujuan kunjungannya adalah untuk berlibur. Sementara yang ketiga itu waktu masih jadi mahasiswa juga untuk visa Schengen. Waktu itu dengan tujuan untuk masa studi gw di Paris sebagai mahasiswa program pertukaran dari Erasmus Mundus di bawahnya Uni Eropa, jadi lumayan gak terlalu khawatir waktu itu.

Ngurus visa Schengen kemarin sebenernya gak susah. Kalo gak salah gw sih dari per tahun lalu memang hampir kebanyakan negara anggota Uni Eropa di Indonesia udah mengintegrasikannya lewat pihak ketiga (VFS Global) yang resmi ditunjuk untuk kepengurusan visa. Jadi udah hampir gak ada lagi tuh ngurus visa Schengen di kedutaan negara bersangkutan, kecuali ada beberapa negara anggota Uni Eropa memang masih belum melalui VFS Global ini.

Ada 3 kota yang bisa kita pilih untuk kepengurusan visa Schengen melalui VFS Agency ini, yaitu Jakarta, Surabaya dan Bali. Kebetulan kemarin gw dan temen-temen pilihnya via Jakarta yang lokasinya ada di dalam mall Kuningan City. Btw, kalo lo berangkat di masa-masa tiket promo, mendingan langsung urus tanpa tunda-tunda ya! Di awal Januari 2017 gw masih iseng cek dan ngeliat kalo available dates nya masih sebanyak itu, dan karena gw juga domisili kerja di Semarang, gw agak menunda sampe bener-bener gw punya waktu luang untuk ngurus ini semua. Sekitar akhir Februari atau awal Maret, tau-tau udah penuh dong! Itu juga karena gw iseng ngecek, dan temen-temen gw rada kurang ngeh soal ini, jadi lumayan sempet agak panik sendiri sih. Karena tanggal terdekat yang ada tinggal 22 Maret 2017, sementara keberangkatan tanggal 13 April 2017, artinya cuman punya waktu kurang dari sebulan. Jadi gak ada cerita boleh gagal untuk pengajuan visa ini, atau bakal rugi semuanya. Sempet kepikiran apa coba daftar di VFS Surabaya atau Bali karena masih agak lowong, tapi agak repot kalo harus ke luar Jakarta lagi buat temen-temen.

Btw, untuk proses pengajuan visa Belanda-Schengen di VFS Global ini gak usah takut atau khawatir gak bisa berbahasa asing ya. Soalnya semua petugasnya orang Indonesia dan di meja pelayanan mirip di kantor bank, somehow lumayan nurunin ketegangan yang ada sih *masih kebayang waktu pengajuan visa ke kedutaan Amerika Serikat yang bentukannya loket sambil berdiri.

Untuk pengajuan visa Schengen-Belanda via VFS Global gw bahas satu per-satu ya!

1. Daftar online di website VFS Global-Belanda untuk Indonesia
Websitenya bisa diakses di http://www.vfsglobal.com/Netherlands/Indonesia/Bahasa/ (bisa diganti ke bahasa Inggris juga, menyesuaikan lebih nyaman yang mana).
Ada baiknya kalo baca-baca dulu tentang tipe visa yang bisa diajukan. Waktu buka website di atas tadi, nanti langsung bisa keliatan tab pembahasan tipe-tipe visa yang ada. Untuk pengajuan visa yang gw pilih adalah tipe 'visa turis'.

Di halaman utama website ini bisa langsung ketemu link untuk download formulir yang wajib diisi. Nanti ada muncul dua pilihan di scroll-down menunya, pilih 'FORMULIR APLIKASI VISA'

Setelah yakin memilih tipe visa yang sesuai kebutuhan di halaman http://www.vfsglobal.com/Netherlands/Indonesia/Bahasa/know-your-visa-type.html, nanti di situ bakal ketemu link untuk pendaftaran online perjanjian pengajuan visanya http://www.vfsglobal.com/Netherlands/Indonesia/Bahasa/Schedule-an-Appointment.html

Pilih sesuai lokasi yang diinginkan. Gw pilih yang di Jakarta. Nanti bakal ke-direct ke halaman berikut.

Kalo belom pernah mendaftar sebelumnya di VFS Global ini, pilih 'New User?' untuk mendaftarnya ya. Tinggal ikutin aja nanti langkah-langkah berikutnya.

2. Tentukan tanggal pengajuan aplikasi visa
Setelah terdaftar, nanti bisa langsung pilih lokasi dan tanggal yang memungkinkan untuk pengajuan aplikasi visa.
Klik 'schedule appointment' di kiri layar, dan nanti akan muncul detail yang harus dipilih. Kira-kira untuk pengajuan di Jakarta seperti ini:

Ini sebagai contoh, gw bisa liat tanggal terdekat kapan bisa gw mengajukan aplikasi visa, cukup disorot aja di tulisan 'Click here to know the earlest available date'.

3. Isi data diri online
Untuk pengajuan visa ini bisa secara individual atau berkelompok. Nanti ada pilihan untuk 'Add Applicant' di kanan layar kalo emang mau pengajuan secara berkelompok. Untuk data diri yang perlu diisi per pemohon sebagai berikut.

Sampe di sini, urusan pendaftaran online bisa dibilang selesai! Nah PR berikutnya adalah yang paling krusial: ngisi formulir dan melengkapi semua dokumen-dokumen :D

4. Pengisian formulir cetak 
Waktu gw nyerahin formulir yang udah gw cetak dan isi ke petugas, ternyata katanya formulirnya udah baru lagi, tapi gak jadi masalah karena poin-poinnya kurang lebih masih sama, dan si mas petugas yang mindahin jadinya ke formulir versi baru. Kayanya baru digantinya baru-baru ini sih, dan gw nya juga semangat download formulirnya dari awal tahun. Jadi ada baiknya re-check lagi ya, biar bisa mempermudah petugasnya juga.

Gw ingetin sekali lagi, ini bukan formulir versi terbaru ya walaupun isinya mirip.

Cuman 3 lembar, sih. Tapi tetep aja pas ngisi berasa harus super hati-hati. Kalo grogi, coret-coret aja dulu di Word atau pake pensil *serius, biar lebih pede.

Ini panduannya waktu gw ngisi:

1. Surname (Family name): tulis nama belakang sesuai data diri resmi. Kalo ada 3 suku kata kaya gw, ambil yang paling belakangnya aja. Kalo ada yang cuman 1 suku kata, lebih baik segera urus ke Kantor Imigrasi untuk penambahan nama.

2. Surname at birth (Former family name (s)): kali-kali aja ada perubahan nama dari waktu lahir ke sekarang, silakan disesuaikan.

3. First name (s) (Given name (s)): nama depan

4. Date of birth (day-month-year): tanggal lahir dengan format hari-bulan-tahun

5. Place of birth: nama kota kelahiran

6. Country of birth: nama negara kelahiran

7. Current nationality: kewarganegaraan saat ini (isi: Indonesian)
    Nationality at birth, if different: hanya diisi kalo ada perubahan kewarganegaraan saat lahir dan sekarang

8. Sex: jenis kelamin. Tanda silang di Male atau Female

9. Marital status: status perkawinan mana yang sesuai dengan kondisi sekarang. Jomblo atau udah punya pacar tapi kalo belum nikah secara resmi pilihnya Single ya wk. Beneran tapi.

10. In case of minors: Surname, first name, address (if different from applicant's) and nationality of parental authority/legal guardian: hanya diisi kalo pemohon di bawah umur 18 tahun.

11. Nationality identity number, where applicable: ini nyambungnya ke poin nomor 7, jadi kalo gak ada perubahan kewarganegaraan, kosongin aja.

12. Type of travel document: ini untuk info jenis paspor yang kita punya. Karena cuman rakyat biasa, gw kasi tanda silang di 'Ordinary passport'

13. Travel document number: tulis nomor paspor aktif

14. Date of issue: tanggal diterbitkannya paspor aktif

15. Valid until: tanggal masa berlaku paspor aktif

16. Issued by: kantor imigrasi yang mengeluarkan paspor

17. Applicant's home address and e-mail address, telephone number (s): ya itu lah isi (mulai mager nerjemahin wkwk)

18. Residence in a country other than the country of current nationality 
      No/Yes : Residence permit or equivalent
--> hanya diisi kalo pemohon mengajukannya di luar kewarganegaraan, misalnya WNI ngajuinnya dari Malaysia. Kalo ngga, ya kosongin aja

19. Current occupation: pekerjaan sekarang ngapain, pake bahasa Inggris ya.

20. Employer and employer's address and telephone number. For students, name and address of educational establishment: isi alamat kantor dan nomor telepon kantor. Berhubung kantor GO-JEK tempat gw bekerja mau yang di pusat atau pun yang di Semarang gak ada, gw isi aja nomor CS wk, emang beneran gak ada soalnya.

21. Main purpose(s) of the journey: gw pilih 'Tourism'. Ini jangan sampe bohong ya, karena terkait sama tipe visa yang di pilih di awal tadi.

22. Member State(s) of destination: Nama kota/negara anggota Schengen yang mau kita kunjungi. Waktu itu gw udah ada itinerary versi sendiri dan yang ngaco banget itu sih (1 kota, 1 malam, kecuali pas ke Paris). Tapi gw belom beli tiket intra Eropa nya, jadi gw bikin dummy itinerary plan. Ini gak ada peraturan tertulis sih, cuman usahakan bikin dummy itinerary nya itu banyakin di Belanda nya, karena kan gimana pun ini pengajuannya via Belanda.

23. Member Stat of first entry: nama kota dan negara anggota Schengen tempat mendarat

24. Number of entries requested: jumlah negara Schengen yang mau dikunjungi. Pilih 'multiple entries' aja biar aman. Karena kalo cuman pilih Single Entry atau Two Entries, ya cuman bisa sekali atau dua kali pindah negara aja.

25. Duration of the intended stay or transit. Indicate number of days: tulis total hari di Eropa nya berapa lama.

26. Schengen visas issued during the past three years: pernah ada dapet visa Schengen gak dalam 3 tahun terakhir? Kalo gak ada, pilih 'No'

27. Fingerprints collected previously for the purpose of applying for a Schengen visa: pernah diambil sidik jari untuk keperluan pengajuan visa Schengen gak sebelumnya? Kalo belom, pilih 'No'

28. Entry permit of the final country of destination, where applicable: kalo misal pernah dapet izin tinggal di negara Schengen. Kaya misalnya kalo pernah kuliah di Pranci tuh ada yang namanya Titre de Sejour, nah isi deh tuh kalo pernah, kalo gak ada, kosongin aja.

29. Intended date of arrival in the Schengen area: tanggal tiba di wilayah Schengen

30. Intended date of departure from the Schengen area: tanggal meninggalkan wilayah Schengen

31. Surname and first name of the inviting person(s) in the member state(s). If not applicable, name of hotel(s) or temporary accommodation(s): kalo nginep di rumah rekanan/saudara, isi detail alamatnya, e-mailnya dll. Kalo nginep di hotel, hostel, atau apartemen Air bnb, tulis detailnya ya.
*Note: gw full pesen via www.booking.com, lebih ke karena emang kebiasaan via Booking.com terus aja sih, jadi keterusan dan gak pernah ada masalah. Btw, make sure kalo baru bikin sekedar dummy booking alias belom fix, pastikan pilih tipe kamar/kasur yang emang bisa di-cancel ya! Dan yang tenggat waktunya masih cukup. Soalnya kalo pilih yang non-refundable ya resikonya harus digunakan di tanggal tersebut, atau terpaksa dibatalkan kalo emang gak sesuai rencana asli.

32. Name and address of inviting company/organisation: kalo dapet undangan aja ke Eropa nya, kalo emang iseng jalan-jalan tanpa kepentingan lain, kosongin aja.

33. Cost of travelling and living during the applicant's stay is covered: siapa yang bakal biayain perjalanan ini, tulis 'personal' kalo emang pake biaya sendiri (bukan dibiayain sama kantor atau organisasi). 
Btw biasanya selalu jadi pertanyaan: emang berapa sih minimal uang yang harus kita punya di rekenin? Jawabannya: gak tau juga. Soalnya emang gak diatur resmi sih. Di beberapa blog yang pernah gw baca sih juga asumsi-asumsi aja. Ya mungkin kira-kira $70-$100 per harinya. Jadi semisal 10 hari, tinggal dikali aja sama range tersebut (ini juga gak resmi ya informasinya, tapi so far kayanya gitu). Nantinya kita harus sediakan print-out rekening koran selama 3 bulan terakhir. Kalo yang punya lebih dari satu rekening, pastikan transaksi ke rekening yang mau dicetak itu cukup ya jumlah uangnya, dan jangan ditransfer dadakan langsung gede juga, karena kan kedutaan mau cek history rekening kita aman apa gak.

34. Personal data of the family member who is an EU, EEA or CH citizen: berhubung gw netizen biasa dan gak ada keluarga yang jadi warga negara di Eropa, jadi gw kosongin.

35. Family relationship with an EU, EEA or CH citizen: gw kosongin, terkait nomor 34.

36. Place and date: tempat dan tanggal formulir diisi.

37. Signature: tanda tangan deh.

VOILA! Kelar nih urusan formulir tertulis. Tapi jangan sedih, belom kelar.


5. Melengkapi dokumen-dokumen persyaratan
VFS Global ini berbaik hati dengan menyediakan check list apa-apa aja yang perlu dibawa, biar gak ada alasan gak tau atau ketinggalan. Check list yang gw dapet waktu itu kaya gini:

Eh mager juga yak kalo tulis satu-persatu lagi wkwk tapi gw coba list yak yang penting (penting semua sih)

1. Ya pokonya lengkapin si formulir yang sebelumnya tadi udah diisi dan ditandatangani

2. Foto-copy paspor yang halaman depan (bukan covernya ya!) yang ada data diri kita dan detail lainnya. Foto-copy kalo pernah ada dapet visa Schengen sebelumnya. Gw lumayan agak tenang karena ini diminta, berhubung udah pernah dapet visa Schengen sebelumnya jadi bisa agak congkak wk. Jangan lupa bawa foto-copy Kartu Keluarga dan KTP (semuanya versi asli dan yang terjemahan ya!) Berikut contoh terjemahannya:

3. Ini intinya mah paspor yang masih berlaku, jadi udah termasuk di poin kedua sih. (foto-copy paspor yang masih berlaku setidaknya 3 bulan dari masa akhir berlaku paspor)

4. Foto paspor sesuai syarat Kedutaan Belanda. Bisa cek di https://www.rijksoverheid.nl/documenten/brochures/2014/02/11/photomatrix-guidelines-2007 kalo gak mau ribet, dateng aja ke "Jakarta Foto" di daerah Menteng. Ketik aja "Jakarta Foto" di Google Maps kalo masih bingung, itu udah legend banget tempatnya, jadi Google Maps langsung ngarahin ke alamatnya secara tepat. Biayanya Rp 40.000, nanti dapet foto cetak kalo gak salah 4 biji, sama CD file aslinya.

5. Ini sebenernya dia minta reservasinya aja sih, berhubung gw sama temen-temen terlanjur beli promo, jadi ya tunjukkin aja tiketnya gpp. Btw, karena gw berangkatnya via Kuala Lumpur, jadi gw juga cantumin tiket Jakarta-Kuala Lumpur PP juga, dan harus sesuai ya tanggalnya.

6. Intinya ini kalo abis balik dari Eropa nya gak ke mana-mana lagi (langsung ke Indonesia), yaudah aman, kan ada paspor Indonesia.

7. Nah untuk asuransi perjalanan, kemarin gw pake Travellin dari Adira Finance (www.travellin.co.id), nanti biayanya disesuaikan dengan jumlah hari ninggalin Indonesia ya. Walaupun via Kuala Lumpur, yang gw dan temen-temen hitung itu jumlah hari dari keluar Indonesia sampai kepulangan ke Indonesia. Cek juga promo yang lagi berjalan, kemarin gw kenanya sekitar Rp 370.000-an secara total. Nanti buktinya diprint dan dibawa saat pengajuan visa.

8. Surat pernyataan dari kantor gw sebagai bukti kalo gw ke Eropa bukan buat jadi TKI dadakan. Ini wajib! Soalnya dari situ bisa keliatan kalo kita beneran punya pekerjaan yang jelas dan punya tanggung jawab buat balik ke Indonesia.

9. Bukti reservasi tempat penginapan (kaya yang gw bahas di atas ya, pake yang refundable aja dulu pilih tipe kamar/kasurnya, jaga-jaga juga semisal harus diubah atau amit-amitnya visa ditolak biar gak rugi-rugi amat).
Print-out rekening koran. Ada yang bilang harus menyertakan surat rekomendasi dari bank. Cuman gw sih gak pake, mahal abisnya. Kalo di BCA itu biaya pembuatannya Rp 50.000, kalo di BNI kena Rp 150.000, berhubung tabungan gw di BNI dan kena mahal, jadi males wk tapi alhamdulillah lancar kok, karena kan emang yang diminta cuma print-out rekening 3 bulan terakhir aja.

10. Biaya visa, cash! Jadi bawa uang tunai ya Rp 1.200.000, tetep hati-hati juga bawanya ya. Gw sendiri anaknya cashless jadi suka deg-degan kalo bawa uang banyak-banyak.


VOILA!
Kali ini voila nya sengaja digedein karena beneran udah kelar tahapannya. Sebenernya gampang kok, gak ribet selama semua berkas-berkas yang diminta.
Btw, semakin cepat ngurus pengajuan visa dan diterima, semakin lebih bisa menghemat! Soalnya gw issued visa tanggal 30 Maret, sementara 13 April udah cabutnya. Jadinya beli tiket-tiket pesawat dan kereta untuk intra-Eropa nya mepet dan beberapa kena mahal banget njir -_- soalnya pas long weekend pas Easter break juga di Eropa.

Nanti kita bisa memantau progress visanya udah sampe mana. Dengan sistem yang sekarang, semua berkas kita diprosesnya di Kuala Lumpur. Di website VFS Global di atas tadi bisa track nomor registrasi kita untuk liat statusnya. Bakal dikirim e-mail juga sih. Nanti kalo udah balik ke Jakarta lagi paspornya, bakal diinformasikan. Cuman yhaa bikin deg-degan sih, soalnya paspornya masih disegel pas diambil di Kuningan City nya, bisa jadi paspor dikembalikan dalam kondisi tanpa stiker visa (jangan sampe deh!), mana waktu itu si Ryan yang ngambilin paspor gw, Wenas dan Hedar. Si Valdi waktu itu ngambil sendiri karena pesawat dia beda sama gw dan yang lain. Alhamdulillah granted semua! :D

(sengaja gak mau post foto visanya walaupun bisa gw buremin detail di lembarannya, biar bikin penasaran kan)

GOOD LUCK!
Insya Allah lolos ya pengajuan visa Schengen nya :)
Blogpost berikutnya:

#TripNgaco - Europe!
Kenapa ada edisi 'Europe' nya? Soalnya bakalan ada edisi Timor Leste juga! Minggu lalu gw baru balik dari super short #TripNgaco ke Dili, Timor Leste barengan 3 temen gw lainnya (tapi beda sama Europe squad).
Jadi masih banyak sih PR tulisan gw. Semoga mau sabar menanti dan gak bosen bacanya ya! 

Sekalian minta maaf lahir batin nih buat yang baca, karena minggu depan udah puasa.

Have a good-last-few-hours of Sunday! Semoga bermanfaat :)


Cheers and thanks!
@andikarinaldo
(kalo mau kepo beberapa foto #TripNgaco bisa cek di IG nya kakakkk..)